Każda konferencja definiowana jest jako zebranie, posiedzenie grupy osób w celu omówienia określonych zagadnień, inaczej mówiąc jest to narada. Obecnie jednak konferencje to coś więcej niż tylko służbowe meetingi. Spełniają one niezwykle istotną rolę w kreowaniu dobrego pr przedsiębiorstwa. Im lepsze warunki planujemy zapewnić tym więcej zyskujemy w oczach klientów, współpracowników, czy przyszłych partnerów biznesowych. W Polsce istnieje wiele
hoteli konferencyjnych oferujących sale i usługi pokrewne wysokiej jakości. Poniżej przedstawiamy kilka propozycji na organizację szkolenia z sukcesem.
1. Zdefiniuj charakter konferencji – Kiedy? Gdzie? Jak długo?Naturalne jest to, że przed przygotowywaniem jakiejkolwiek szkolenia należy sobie wykreować informację czego ma dotyczyć, jakie kwestie mają być w niej zawarte, a jakie należy wykreślić. Zarezerwowanie terminu i lokalizacji także jest wybitnie istotny i od tego zależy połowa sukcesu. Profesjonalne obiekty szkoleniowe w Polsce spotyka się coraz częściej a ich szeroka gama usług pozwala na wybór ekskluzywnego miejsca za rozsądną cenę.
2.Przygotuj plan konferencji. Im większa i liczniejsza konferencja tym bardziej precyzyjnie należy przygotować program konferencji. Firmy szkoleniowe dbają by wszystko było dobrze przygotowane. Upewnij się że osoby na których Ci zależy będą mogły pojawić się w wybranym przez Ciebie czasie. Dokonaj wcześniej rezerwacji ośrodek, aby pracownicy mieli dużo czasu aby przygotować się na przybycie Twoich gości. Pamiętaj o odpowiednio długie przerwy pomiędzy wystąpieniami oraz wykwintny sposób podania jedzenia. Staraj się pamiętać o dawnej zasadzie, że głodny Polak to zły Polak.
3.Ustal budżet i zaplanuj dodatkowe fundusze. Wynajem sali, transport, przygotowanie dań, atrakcje uzupełniające takie jak sauna, SPA, basen itp., oraz nocleg. Jest powinnością by wcześniej podliczyć wszystkie koszty i jeśli po odliczeniu powyższych wydatków będziemy posiadać dodatkowymi pieniędzmi to wypada pomyśleć o zmianie warunków na dogodniejsze, bardziej luksusowe. Jeśli z kolei przygotowany plan finansowy nie pokryje wszystkich wydatków warto pomyśleć o pozyskaniu dodatkowych funduszy. Jeśli konferencja dotyczy np. obszaru związanego z budownictwem może warto przedstawić podmiotom gospodarczym z danej grupy, w tym przypadku powinno się przedstawić np. firmy budowlane, publikację logo w zamian za dofinansowanie konferencji? Istnieje możliwość by po prostu poprosić szefa o zwiększenie funduszy. Możliwości na pozyskanie dodatkowych funduszy jest od groma, wystarczy jedynie się odpowiednio rozejrzeć.
